帮助团队成功适应远程工作

博主 Robert Half on 2020 年 6 月 22 日

社交距离限制仍在继续,强制性远程工作已成为组织不可避免的现实。在可预见的未来,即使放宽了限制,全部或部分员工远程工作的“新常态”仍将继续。

近年来,凭借视频会议和即时消息等技术,远程工作方式越来越受欢迎。但是,许多组织仍缺少众多必要的工具、基础设施和技能,无法实现可充分运作的远程工作模式。

有一种普遍的观点:“当今社会,所有公司都必须成为科技公司”,因为雇主不得不接受在日益数字化的世界中运营这一现实,这包括确保员工可以从任何地点连接到“虚拟办公室”工作。那么,雇主该如何引导团队适应这一新模式?Robert Half 与 Knight's Move Consulting 的数字化转型负责人 Richard Raj 探讨了如何引导团队尽快适应远程工作。

快速入门

Raj 表示,对于大多数主要使用计算机和设备工作的员工,远程连接到办公室并不是什么新鲜事。“例如,IT 和数字团队通常在家或非现场工作,或者下班后随时待命,所以他们已经有很多经验了。”

“但是,人力资源、财务和采购等经常在办公室工作的团队并不熟悉这种工作方式。”Raj 指出,对销售和市场营销等团队来说,可能还存在更多障碍,因为面对面互动对他们而言通常不可或缺。因此,为他们提供易于访问且方便任何人使用的远程工作工具至关重要。

Raj 表示,如果公司领导者希望团队快速适应这一变化,应考虑:

1. 基础设施能力

组织能否应对大量员工远程连接到组织网络的情况?如果现场系统不包含针对远程工作的设计,那么这将是一件既困难又冒险的事情。“另一种选择是通过桌面即服务 (DaaS) 工具进行协作,员工可以通过云访问所有内容,只需要考虑云提供商能够分配给组织的容量。”对于拥有中等 IT 能力的中小型企业,这是一个更受欢迎的选项,因为他们通常没有 VPN 或其他专用网络来开展远程工作。

2. 安全性

员工远程工作时,安全性应是重中之重,对于无法为每位员工提供安全的公司设备或笔记本电脑的组织而言尤其如此。Raj 表示,个人移动设备将成为员工在家和其他地方进行员工会议和沟通的一种热门方式。

Raj 建议在设备中进行安全会话时,运行受最新加密协议保护的协作软件。Raj 说:“要求员工使用多因素或双因素认证登录也同样至关重要”,例如密码加一次性 PIN 码或验证问题。

3. 协作工具

管理远程或半远程工作人员的一个主要挑战是,能否持续进行不同类型的对话,营造一个积极高效的工作环境。因此,至关重要的是创建单独的渠道,方便员工参与和协作,包括专门用于以下方面的渠道:

  • 一般工作任务
  • 项目合作
  • 一般工作和社交对话
  • 显示在线/离开状态
  • 与客户联系

选择所有团队成员都能快速掌握的工具对保持工作效率至关重要,这是不言而喻的,同时还应确保团队领导持续为团队提供有效的支持和引导。Raj 表示,这正是 DaaS 产品优于很多本地解决方案的地方。“它们称得上是一站式方案,通过订阅模式集中提供所有的协作工具、存储和文件共享。”

他指出,基于云的桌面可以让那些在远程工作方面经验较少的部门也快速掌握这门技术。虽然仍需接受一些培训,但员工可以通过线上教程快速上手,需要时再参与专门的培训。

与客户保持联系

在当前环境下,与客户保持联系可能是组织面临的一个挑战。“这是需要优先考虑的事情,毕竟您不希望与重要客户失去联络,尤其是在目前的经济情况下,维持‘正常运营’的形象非常重要。”

如今,面对无法进行面对面沟通的情况,组织需要形成清晰的认识和策略,明确团队应如何与客户在线互动。Raj 认为在这方面必须提供其他可用渠道,例如呼叫中心。“DaaS 工具也可用于运行远程呼叫中心,使销售和支持人员在家办公时能够继续为客户服务。”

HubSpot 开展的一项研究发现,缺乏客户支持是客户倒向竞争对手的五大原因之一。在社交距离限制解除后,远程工作仍会成为许多雇主的“新常态”,因此,在团队内部打造坚实的远程协作和沟通基础将比以往任何时候都更加重要。

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