远程办公管理方法 — 尤其当您从未进行过远程办公管理

博主 Robert Half on 2020 年 3 月 30 日

当世界上越来越多很少尝试远程办公的员工开始正式在家办公,管理者会在帮助团队保持效率和适应不熟悉的工作安排时面临严峻挑战。

然而,远程办公要谨慎地实行才能因此获益,否则会降低工作效率和减少员工之间的凝聚力。领导一支缺乏面对面交流的团队绝非易事(特别是团队成员尚未习惯这种工作方式)。

当团队成员分散在城市不同地方或不同国家/地区,如何打造一支敬业度和凝聚力都很高的团队?如何培养同事情谊、培养积极职场文化、远程领导团队和提供支持?

这些都不容易实现。幸运的是,以下策略可帮助您管理一支远程团队,并让成员保持工作效率和凝聚力。

以沟通为先

如果您的团队成员有不同的日程安排且在不同地点工作,您需要确保成员间可通过便捷方式经常沟通相关信息。否则,您的团队将陷入混乱松散而低效的状态。

与员工交流期望,制定记录和分享流程,让员工对技术、工具和资源有信心,这些都是管理者帮助员工无缝切换到在家办公模式的重要远程办公管理方法。

此外,还需要为每个项目提供背景信息,这意味着要提供项目发展史和团队成员具体职责等信息。背景信息应该集中记录在一个面向全体团队成员的平台,比如 Google Doc、Teams 站点或 Wiki。诸如项目时间线和员工工作时间表等其他基本信息,也应及时更新和公布。

举个例子,一个易操作的在线日程表应用程序,即可帮助包括电子通勤族、现场办公员工和临时职员在内的全体团队成员,通过同一个平台轻松分享和查看最新的工作安排细节。

无论您使用什么技术,每个团队成员都需要理解工具的使用方式和用途,并乐意接受新的沟通方式。别畏惧试用工具然后淘汰工具。让所有人保持凝聚力和工作效率的妙方就是寻找有助于团队合作的工具,这个过程有时就需要试错。

保持日常联系,但不要实行微观管理

为您的团队制作日程表时,可以专门设置全体成员(在线)见面沟通的时间和您与团队成员单独沟通的时间。此外,还要让员工知道工作日期间可与您取得联系的方式和时间。毕竟,非现场办公员工无法到您的办公室咨询问题或获得反馈。

最低限度做到:永远不让电子通勤族或远程工作者觉得自己身处一座孤岛。除了您安排的部门会议或个人会议,您还要至少每天用即时通讯工具或电子邮件与所有员工沟通一次。还有一个更好的方式,就是拿起电话快速沟通。口头讨论项目细节或传达一个重要信息,比打字更有效力和效率。这也是一种与同事建立友好关系的方法。

然而,注意不要实行微观管理。管理者需要让电子通勤族自信地知道,管理者相信他们能像在常规办公室那样努力工作,包括保持类似办公时间、遵守期限和保持工作效率。如果您一天当中多次询问员工的工作情况,您的员工会觉得您不信任他们。

抽出时间面对面交流

虽然有时必须召集整个团队见面,但考虑到目前不建议进行近距离接触,因此视频会议是实现团队沟通的妙方。

见到所有同事的样子有助于增进员工情谊,无论员工身处何方。见到同事说话、大笑和聆听时的行为举止,有利于团队成员熟悉同事的说话语气、沟通风格和幽默感,而且有助于在通过电子邮件和短信交流时更好地理解对方。

此外,与您的员工见面 — 即使是线上见面 — 也有助于您(和他们)感觉与团队的关系更紧密。这种远程办公管理方法还能在您提供反馈时避免错误传达,因为他们可以识别您的面部表情和肢体语言。因此,在您打电话或写邮件之前,请想一下发送视频对话邀请是否是更佳的选择。

强调工作与生活保持平衡

提供诸如远程办公的灵活工作方案,既对您的员工大有裨益,又有利于构建工作与生活保持平衡的文化。实现远程办公并避免长时间通勤有利于您的团队成员更好地掌控生活。他们的工作满意度和忠诚度还会相应地提高。

在我们目前所处的疫情特殊时期,远程办公能力意味着员工能够保持更平静的心境,因为搭乘公共交通、在繁忙的办公大楼工作甚至无意间把病传染给他人等情况都会令他们感到焦虑。

不过,敬业的专业人士接受电子通勤族的生活方式后,容易成为工作狂。所以要鼓励远程办公员工进行良好的时间管理。您给自己设置工作开始时间和结束时间,并让电子通勤族也进行相应设置。同时,确保您尊重他们的时间表。情况允许的话,您要避免在办公时间以外联系员工。不要期望他们会在离线后回复您。

立即掌握这些策略以通向成功的未来

远程办公只会变得越来越热门,在某些情况下甚至会成为一种业务需要。管理者需要帮助团队的所有现场办公员工、电子通勤族、远程工作者、自由职业者和顾问感受到自己与同事、工作和组织形成一个紧密联系的整体,这一点至关重要。

您需要努力培养团队精神和凝聚力以提升员工士气和工作效率。随着世界各地之间的职场联系越发紧密,做到这一点,还有利于为您未来成为一名卓有成效的领导者打好基础。

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