帮助您让在家办公更高效的 15 个简单技巧

博主 Robert Half on 2020 年 11 月 2 日

远程办公:在不久前还被视为一项不错的优待,如今却成为了全国多地必不可少办公方式。由于 COVID-19 疫情不断蔓延,各种规模的企业都受到了冲击,虽然只是暂时性情况,但很多员工也突然要开始适应新的商业环境。

远程办公是一种与在办公室中截然不同的体验,迅速切换到这种模式可能会让人难以适应。与同事和经理保持联系的最佳方式是什么?您是否有合适的技术设备?要整个团队在不同的地点有效展开工作是否可行?(提示:当然可行。)

多年来,全球各地的专业人员都已经成功实现了在家办公,并为形成最佳实践打下了坚实基础,能够帮助您个人、整个团队乃至整个组织来应对这个陌生的领域。

阅读以下有关远程办公的 15 个小技巧时,请记住:这些并非一成不变的规则。每个人的情况各不相同,当有如此之多的人都在适应新常态时,出现意外和阻碍也是在所难免的。因此,在这些充满挑战的时期里,不要忘了给自己留些余地。接下来,我们将为您介绍一些经过检验的有效方法,帮助您保持在家办公期间的专注和士气:

1.严格遵循时间表(尽量)

远程办公的关键之一就在于遵循固定的时间表,最好是尽可能接近您的正常办公时间。首先,您的办公时间可以与同事办公的时间保持一致,这样就能够避免在回应疑问或问题时出现延迟。其次,这也有助于抵住诱惑,以免将工作时间和私人时间混为一体,否则就可能会逐渐耗尽您在工作和生活上所急需的精力。

与此同时,您还需要灵活调整自己的日常事务。尽量让开始和结束时间保持一定规律,但也不要太死板,不要让自己感觉每天都必须在相同的时间休息或处理相同的工作。让日程更有弹性,会有助于您保持敏锐。

2.找到自己的空间

拥有一个独立于个人空间的工作空间也是非常重要的——同样,如果可能的话。如果有空余的卧室或不常使用的任何房间,您都可以将其改造为您的家庭办公室。根据实际情况,请尽可能让房门保持关闭。当您在这个房间里时,您眼前的环境要成为一种持续的视觉暗示,以提醒您应该进入工作模式了。

如果没有可以办公的独立空间,您可试着坐在不同的椅子上,或坐在沙发的另一侧。即使是很细微的变化也能够让您身处工作氛围。

此外,请让家庭办公空间保持井然有序的状态。视觉上的混乱可能会增加您的压力,而且,您也不会希望被通常不在地板上穿过的电线和电缆绊倒。

3.了解效率最高的黄金时段

您了解自己如何以及何时能够在特定类型的项目上表现最好,所以,请根据这一点来安排您要在什么时间处理什么问题。例如,如果早上并非您最高效的时间,那就不要在缺乏警惕和效率时处理最重要或最有挑战性的任务,而是应该利用清晨的时间去处理更多日常任务。反之亦然。您可能无法避免在非黄金时段进行电话会议,但也要尽可能发挥自己的优势。

4.维持工作与生活的平衡

您的住所一旦变成了办公室,就很容易让工作占用您的下班时间。不要让这种事情发生。至少不应持续发生。工作与生活的平衡对心理健康和工作效率而言至关重要。如果从不完全放松自己,可能很快就会感到挫败和倦怠。请保护好自己的个人时间,在工作日结束时关闭工作电脑或应用程序。

要抵住诱惑,不要因为您觉得“只需几个小时就能完成”,而试图强行推进一个项目。此外,在结束了一天的工作后,您还应当避免电子邮件的诱惑,把这段时间留给自己和家人。

当然,在某些夜晚甚至是周末,您可能需要工作更长时间,只要是偶然而非经常性事件,这也是可以理解的。如果您确实像这样临时改变了工作与生活之间的平衡,要意识到并非所有人都在这样做。 如果您需要在夜晚或周末发邮件给同事,则要清楚表明,您并不希望在非工作时间收到回复。若想防患于未然,则可在主题行补充类似“——非紧急”这样的词,收件人就能立即明白,您尊重他们工作与生活的平衡。

5.远离干扰因素

需要为在家办公安排独立空间的另一个原因是,它能在您与一切可能的干扰因素之间设立一个屏障,其中包括您的设备、电视、冰箱和您在家时可能吸引您注意的所有事宜。

对于您的同居人而言也是如此。尽可能确保另一半、孩子或室友不会在您工作时干扰您,除非有十分重要的事情。当然,在所有人都整天跟您一起待在室内时,产生干扰也许在所难免,因此,要尽量保持耐心和冷静。

6.不要忽略休息(或活动颈椎和背部)

在家办公时,您也应该像在办公室里一样,时不时地休息一会儿。每隔几个小时就起身离开指定的工作区域,花 15 分钟做一些快速的冥想或伸展运动,与朋友或家人聊几句,或者去散散步,呼吸新鲜空气,好让自己重新集中精神。这样能够帮助您以清醒和专注的状态再次回到工作中去。

也许您还可以考虑购买一张坐立两用的办公桌,或者是桌面增高架,以便能够站着工作。您可选择全站立式办公桌或价值 $30 左右的扩展桌板。不过,就像您不会希望坐一整天一样,您也不会愿意时刻都站着。在一天中定时调整姿势,就不会一整天或每天都给同一块肌肉施加同样的压力。

7.保持仪表整洁

至少在大多数时候,不要让自己成为那种毫不打扮、整天都穿睡衣的在家办公的经典形象。保持您在早晨淋浴并换好工作服装的惯例,能够让您以正确的心态投入到工作中去。

8.保持健康

在工作日期间,您有整个冰箱和食品柜的零食可以食用,所以即便是小口吃,也会诱使您比平时吃得更多。请尽量选择水果和蔬菜等健康食品,或其他有营养的点心,不要选择薯片或甜食。或者,至少要限制那些营养成分低的食品,并确保摄入充足水分。

此外,也不要在办公桌上或是在家办公的任何环境中吃东西。您应该在私人空间而非办公空间里为自己补充营养,以从心理上加强工作与生活之间的界限。 并且在尽可能的情况下,请把获得充足的睡眠放在首位——最好是每天在同一时间入睡和起床。锻炼身体也非常重要。在最好的时代背景下,饮食健康、活动身体并保持良好作息至关重要,对当下来说更是如此。

9.如果可以,就外出走走

在家办公期间,为了保持您的身心健康,定期外出活动十分重要。无论是绕小区慢跑、遛狗、进行园艺工作还是其他活动,请尽量每天日间都抽出一小时左右去呼吸新鲜空气。通过阳光摄取的维他命 D 有助于您保持健康,接触外面的世界也能帮助预防幽居病。只不过,您需要确保在必要时保持充分的社交距离。

10.学会接受背景噪音

请记住,在远程办公时,您无法屏蔽时不时出现的一些噪音。在您进行电话会议或视频讨论时,可能会有噪音很大的汽车经过,您的邻居可能在修理草坪,或者您的孩子可能会尖声喊叫。

这些都没关系。接受这些噪音,而不要试图掩盖它们。如果您的宠物开始狂叫,或有其他嘈杂的噪音干扰了工作,请为之道歉,然后继续工作就可以了。不要为此感到担忧:很多人都在同样的处境中。

11.早沟通、常沟通

在家办公时,您很容易觉得自己像是一座孤岛,特别是在长时间办公的情况下。虽然同事本人并不在身边,但与同事保持密切联系至关重要。请充分利用您掌握的一切沟通渠道。

如果您的团队使用 Slack 或 Skype 等群聊平台,则保持开启状态(至少在后台中打开)并打开消息通知。这样,您会感觉与大家的联系更为紧密,且不会面临错过团队讨论和重要最新消息的风险。

对于会议,无论是小组会议还是一对一会议,视频可以让在家办公的人拥有意想不到的精神状态。没错,比如通过 Zoom 或 FaceTime 进行视频就意味着您需要梳理头发、换下运动服(反正这也是您应该做的——请见第 7 条),而在制定策略或即便只是聊天时,看到同事们的脸和表情能让双方感觉联系更加紧密,同时也有助于提振士气,提高工作效率。

12.申请所需物品

拥有合适的设备是远程工作的另一个关键。具备视频功能的笔记本电脑通常是最重要的工具,其中应该安装好所有需要的软件,以便您能随时与同事沟通。此时,鼠标并不是您唯一需要的辅助设备,您还要尽量拥有至少一副耳麦。

如果您缺少办公或与团队保持联系所需的任何物品,请提出申请。您的经理和公司期望为您的成功配备好相应工具,但除非您告知他们,否则他们未必知道您缺了什么。

13.保持安全

因为您处于公司受保护网络的范围之外,所以您的数字安全完全掌握在自己手中。让您的家庭网络连接如同在办公室一样得到强大保护通常是不现实的,但您可以通过一些办法来减少漏洞。

更改路由器密码。这有助于防止其他人利用默认凭证(它们往往都是一样的,所以很容易被猜到)登录到路由器并控制您的网络,或者利用追踪软件或恶意软件感染您的设备。确保您使用的是强密码,最好是使用不同字符的 16 位密码。

更新所有软件。应用程序之所以要频繁更新,主要原因之一是这与安全有关。旧版本通常会存在一些已知问题,并已通过最近更新进行了修补。请检查您所需的每一个程序是否都为最新版本。

不要让其他人接触您的办公设备。这样做并不是小气,只是您永远都不知道室友或孩子是否会意外访问某个网站或下载某些内容,从而危及您的整个系统。在这个问题上,确保安全总比道歉要好。

14.限制社交媒体

您在办公室时就很容易沉迷于 Facebook,那就更别说在家办公期间了。当然,在全国乃至全世界大部分地区的居民都闭门不出时,社交媒体是与亲友进行沟通并确认其是否安好的重要工具。

因此,即便您因 COVID-19 疫情而更频繁地使用社交媒体实属情有可原,但在工作时间内,请尽量只针对最重要的事情发帖及回复他人,把其他事项都留到之后再做。

15.尽量保持积极的态度

即便未曾出现这样颠覆一切熟悉事务的疫情,第一次远程办公也是一种极具挑战性的转变。如果不加干预,身边没有同事、无法在家庭和工作场景间进行切换,都可能会使人身心疲惫。如果您感到吃力,那就不要把自己逼得太紧。

请不要忽略“人无完人”这个事实,而且事情也可能会时不时出错——这些都没关系。现在正值艰难时期,但一切都在可控范围内。并不是只有您一个人还在学习如何处理令人措手不及的新情况,重要的是不要对自己过于苛刻。

请尽可能探索一切希望。除了尽量遵循这些远程办公的最佳实践外,保持适度的积极心态还有助于让您将士气和工作效率保持在理想水平。

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