如何在(半)远程办公期间注重团队士气

博主 Robert Half on 2020 年 8 月 31 日

由于员工的健康和福祉(包括团队士气水平)关系到员工敬业度、员工留职率和雇主声誉,因此我应该将其视为企业成功的关键因素。

长期以来,员工士气和工作满意度一直都是关键绩效指标。在 COVID-19 之前,制定员工参与策略可能相对较为容易,但随着疫情扩散,营造支持性和包容性工作环境(无论是在办公室、远程工作或采用新型“混合”工作模式)的重要性却愈发凸显。

即使部分团队成员可以返回办公室,但他们之前的工作环境却已然不复存在。根据保持社交距离的要求,必须限制会议规模或公共区域(厨房、休息室)的人数,办公桌的间距需要加大,以及还要增加物理屏障(隔墙等)。因此,注重维护并提升团队士气,刻不容缓。

团队士气为何如此重要?

员工士气高昂可提高生产力和效率,有些情况下甚至可提升 20% 之多。

营造良好的工作环境并非一蹴而就,需要时间锤炼并采取全面策略。过去几周以来,许多员工一直在家办公;而在可预见的未来,预计仍有员工将继续采取半远程办公模式。因此公司需要投入更多精力,采取必要措施以注重并(有些情况下)重振团队士气。

在远程工作期间重建团队士气的 5 大步骤

由于直线经理和员工并未同处一室,要制定以团队士气为中心的策略可能会困难重重。此外,虽然众多企业计划重启,但许多员工有望在可预见的未来继续远程办公,而这样一来,则将加大管理层构建团队凝聚力的难度。

不过,只要我们确立正确的工作重心,这些问题一定会迎刃而解。为了帮助员工,您可实施以下五项策略:

1. 保持顺畅的沟通

在过渡期间或危机时刻,领导和管理层需要强势发声。员工通常会观察管理者如何应对当前形势,而他们通常是决定企业能否顺利度过难关的关键因素,因此组织必须保持公开透明,提供及时准确的信息。

沟通是双向的。身处充满不确定的时期,员工更是希望决策者能倾听他们的声音并且受到安抚,因此我们必须开辟沟通途径,建立信任并保持员工士气。

管理者可以组织更多小组会议,增加一对一交流的频率和时长;另外,还可以设立联系点,及时解决员工提出的问题。无论选择哪种方式或渠道,所有沟通都必须采取“对话”形式,拒绝“独白”。

虽然在当今形势下要保持业务照常运营并非易事,但需让员工知晓公司使命和价值观仍会是指导原则,这点对于在不明朗时期建立一致性非常有效。此外,推崇团队胜利能够有效认可个人和团队贡献的重要性,强化他们对企业以及整个团队的价值,这在困难时期尤为重要。

2. 考虑持续灵活工作安排

虽然有些员工喜欢前往实体办公场所,但还有一部分同事因为方便舒适而倾向于在家办公。至少在现阶段,指南仍推荐员工继续远程办公(如果可行)。

无论是作为临时过渡措施或长期工作安排,我们都可借机制定灵活的工作安排和工作场所选择。这不仅有助于员工轻松回归熟悉的工作流程,还可根据自己的生活方式妥善规划工作时间。您还可安排团队成员轮班工作,即在一周内轮流在家和前往办公室办公。

办公场所灵活性的重要性空前凸显。根据工作场所条件变化,考虑重新安排员工资源并调整优先事项,即可轻松促进敏捷业务发展。随着形势发展,充分利用可用资源(全职和临时员工)并有效管理两者的动态融合将成为一项关键技能。

3. 一如既往地支持团队建设

工作中的团队建设意义重大,但管理人员深知如何与直接下属和队友建立融洽关系也同样重要。

在任何情况下,高效的工作关系都至关重要,不容忽视,即使员工在家办公亦是如此。公司可以推行虚拟茶水间交谈、闲聊应用程序和团队建设等措施。总而言之,各组织应当努力营造包容开放的企业文化。

虽然我们不必全面了解员工的生活细节,但掌握他们的困难与成就对于解决员工个人需求必不可少。

4. 注重心理健康

在经历远程办公后重返办公室需要适应生活方式变化,但改变总会经历阵痛。压力骤增可能对员工造成负面影响,导致幸福感和健康状况降低。个人身心俱疲,而最重要的是业务连带受损,双方都要付出高昂代价。

当员工重返办公室时,一定要注意他们的心理健康。提供指导,确保平易近人并提高对心理健康重要性的意识。其中包括,围绕心理健康开展宣传活动;开展管理人员培训,学习如何分辨情绪困扰的迹象;鼓励员工巧妙平衡工作和生活。

5. 营造相互支持的赋能文化

为员工赋予一定程度的自主权有助于培养归属感,而自身的出色表现又能反过来提高员工满意度。让他们即使身处变化多端的环境,也能掌控自己的生活。

从来没有万灵丹:相同的方法,能为某个员工有效赋能,但可能并不适用其他人。可以考虑让员工自行制定进度表;或者关注工作成果而非方法,以便让员工能够创造性地管控其项目。无论如何,为员工提供空间和鼓励,让他们自由探索自己的想法与发展,即使在危机时刻也能提高工作场所士气。

不可否认,保持业务敏捷性和创新性可能需要牺牲一些控制权,而在充满挑战的时期做出这一决定尤为艰难。但我们必须保持长远目光,这不仅有助于提振工作场所士气,还会产生非常有利的业务影响,这种影响可能会延续到疫情之后。

拥抱下一个“新常态”

经历过一段时间的远程办公后,让团队重回办公室的举措可能充满挑战。只要我们注重公开透明的沟通方式、强调心理健康并保持积极心态,就不会对团队士气造成负面影响。

实际上,或能重返工作岗位是一件好事,有助于培养良好的关系 – 这对于营造健康的工作场所至关重要。与其关注员工需要完成的工作,我们不如注重办公室内等待着他们的新机遇。假以时日,团队士气必定能重回疫情前的水平。

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